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Passo a passo para montar uma folha de pagamento efetiva
Saiba agora como montar uma folha de pagamento de forma efetiva e evite erros nesse processo imprescindível em sua empresa
A folha de pagamento é um dos documentos mais importantes na relação trabalhista entre empresa e colaboradores. Além disso, é muito importante para que a empresa possa comprovar que realizou os pagamentos devidos aos colaboradores, como salários e benefícios, além da comprovação de que realizou o recolhimento de impostos do INSS, entre outros.
Além disso, com uma folha de pagamento eficiente, a empresa evita processos trabalhistas e os consequentes pagamentos de multas e indenizações.
Sendo assim, é fundamental que você realize uma folha de pagamento efetiva em sua empresa. Mas como fazer isso?
Não se preocupe, pois, no artigo de hoje, vamos explicar o passo a passo para que você elabore uma folha de pagamento efetiva.
Acompanhe!
O que é a folha de pagamento?
A folha de pagamento é um documento que registra a relação de pagamentos devidos realizados pelo empregador aos colaboradores e ao governo mensalmente. Além das remunerações, também são registrados os cargos e atividades trabalhistas de cada um dos colaboradores.
Além disso, a folha de pagamento é uma das obrigações assessorias da empresa, como podemos encontrar no artigo 225 do Decreto 3048/1999, em seus incisos I e II:
Art. 225. A empresa é também obrigada a:
I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;
II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos.
Sendo assim, as principais informações que devem constar na folha de pagamento são:
- Dados da empresa;
- Dados do colaborador (cargo ou função);
- Número de dias trabalhados;
- Salário bruto;
- Salário líquido;
- Valores de horas extras;
- Comissões;
- Descontos (INSS, contribuição sindical, FGTS, IRRF, VT, etc.).
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Quais os benefícios da folha de pagamento?
Os principais benefícios da folha de pagamento são:
- Cálculo correto dos valores que devem ser pagos aos seus colaboradores a ao governo de acordo com a legislação;
- Maior organização e controle dos fluxos de pagamento;
- Maior controle dos dados de pagamento dos colaboradores;
- Maior segurança fiscal e trabalhista;
- Relação de confiança entre a empresa e os seus colaboradores;
- Redução de processos trabalhistas;
- Auxilia no controle financeiro da empresa.
Como fazer a folha de pagamento? Confira o passo a passo!
- Controle as admissões e demissões: assim você evita realizar o pagamento de colaboradores que não fazem mais parte do quadro de funcionários da empresa, e evita o esquecer de colocar os novos colaboradores no sistema de folha de pagamento, o que pode gerar um desconforto entre empresa e empregado, tendo em vista que o salário e os benefícios iriam atrasar;
- Classifique as categorias de colaboradores: as categorias são regulamentadas por convenções coletivas e fornecem especificações referentes aos benefícios e direitos, bem como às normas de base para cálculo;
- Calcule as horas de trabalho: esse é um passo fundamental para evitar erros no cálculo da folha de pagamento. Então analise a folha ponto com o registro das horas trabalhadas, faltas, atestados médicos apresentados e horas extras, lembrando de detalhar tudo no documento;
- Conheça bem os encargos sociais e os benefícios: é importante se atentar aos encargos e seus respectivos descontos, como INSS, IRRF e contribuição sindical. Verifique também os benefícios concedidos, como VT, plano de saúde, etc. Além disso, também é importante informar o FGTS na folha de pagamento, mesmo que ele não seja descontado em folha.
- Escolha um sistema de folha de pagamento: automatizar o processo vai trazer mais segurança para a realização dos cálculos e para a organização e controle dos dados, o que reduzirá as chances de erros, possíveis prejuízos financeiros e descontentamento dos colaboradores. Você pode utilizar planilhas ou algum software específico.
Vale ressaltar que você não precisa fazer isso tudo sozinho, afinal, sabemos que gerir uma empresa demanda muito tempo e que um gestor não pode tomar conta de todos os setores da empresa sozinho com excelência. Então não hesite em contar com o suporte de quem é especialista no assunto.
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Sendo assim, temos a expertise necessária para cuidar da gestão de folha de pagamento da sua empresa, garantindo a sua elaboração e cálculos efetivos, evitando erros no pagamento e possíveis descontentamentos e até mesmo processos trabalhistas.
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